這是一套紅藍配色高效會議管理技巧PPT模板，共55頁；

PPT模板封面背景使用了紅藍幾何色塊商務(wù)風(fēng)高效會議管理技巧培訓(xùn) PPT 封面，右側(cè)以手擺放紅色人偶引領(lǐng)木色人偶的圖片，寓意引領(lǐng)統(tǒng)籌、高效統(tǒng)籌管理，風(fēng)格專業(yè)干練。

PowerPoint模板內(nèi)容頁，由53張紅藍配色動態(tài)幻燈片圖表，搭配PPT文字排版組成。另外使用了職場辦公插圖等裝飾。

高效會議管理技巧PPT內(nèi)容簡介：

PART 01 當(dāng)今會議面面觀

一、會議的三大定位

渠道：集思廣益的溝通渠道

標(biāo)識：體現(xiàn)組織、部門的存在

形式：群體協(xié)同溝通載體

二、會議八大核心目的

傳達資訊、開展有效溝通、監(jiān)督協(xié)調(diào)矛盾、達成解決問題、資源共享、開發(fā)創(chuàng)意、激勵士氣、鞏固管理者地位

三、解決問題完整流程

發(fā)現(xiàn)困難→定位問題→區(qū)分輕重→構(gòu)思方案→評議點子→確定行動綱領(lǐng)

四、會議三大分類方式

按人數(shù)：一對一會議、團隊會議

按形式：面對面、電話會議、視頻會議

按目的：人事政策會、獎懲會、應(yīng)急處理會、固定例會、頭腦風(fēng)暴會

五、各類會議建議召開頻率

會議類型 建議頻率 注意事項

部門固定會 至少每月 1 次，不超每周 1 次 固定記錄日程，避免拖沓

全體大會 至少每兩月 1 次 不宜頻繁，降低企業(yè)負擔(dān)

應(yīng)急處理會 按需隨時開 頻次過高易造成無序感

一對一溝通會 按需，單次≤1 小時 可每日開展

六、會議三類成本

時間成本、直接成本、效率損失成本

PART 02 會議效率不高的原因及解決方案

一、高效會議三大前置要求

參會掌握傾聽能力、會前充分籌備、明確開會目標(biāo)

二、高效會議 8 大標(biāo)準

僅在必要時召集

完整規(guī)劃會議流程

提前擬定并分發(fā)議程

嚴格遵守起止時間

全程按議程推進

邀請專業(yè)、有經(jīng)驗參會人

實時歸納點評討論內(nèi)容

完整記錄決議、建議與責(zé)任人

三、三類會議規(guī)范

時間安排規(guī)范

固定流程規(guī)范

會場行為規(guī)則

四、標(biāo)準固定會議流程

開場：歡迎致辭→說明會議目的→宣讀議程→分配時長→明確會場制度

議題研討：分享目標(biāo)→交換信息→決策定方案→階段性總結(jié)

收尾：整體總結(jié)→安排下次會議

會后跟蹤：整理備忘錄、制定落地跟蹤計劃

五、會場 10 條基礎(chǔ)規(guī)則

參會者提前協(xié)調(diào)手頭工作

時長超 1 小時需書面通知

全員做好發(fā)言準備

準時開場、準時散會

主持人對決議落地負主責(zé)

溝通中維護他人尊嚴

鼓勵提出不同意見

會后出具書面會議記錄

參會人落實會后反饋

第三方監(jiān)督會議整體質(zhì)量

PART 03 開會前的準備工作

一、5 種不必開會的場景

已有固定每周例會

會議投入成本過高

郵件 / 一對一溝通可替代

無特殊議題需要討論

僅自己可做決策，無需他人參與

二、5 種必須開會的場景

需要同步信息給多人

需要當(dāng)眾表彰或批評

集思廣益共同決策

聽取各部門工作匯報

給團隊分配專項任務(wù)

三、會前準備四大作用

選定最優(yōu)溝通形式

讓參會者清晰討論方向

明確參會行為標(biāo)準

節(jié)約時間、減少現(xiàn)場沖突

四、會議準備核對清單

確認會議必要性、會議目標(biāo)、形式、議程、時間、主持人、場地、會場布置、參會人員、座位、名簽、交通住宿、會議通知、視聽設(shè)備、輔助材料、會場導(dǎo)覽圖、要求參會者自備資料、內(nèi)部資料、會后活動安排

五、主持人四項會前籌備

設(shè)定溝通目標(biāo)、制定行動計劃、預(yù)判爭議、開展 SWOT 分析

SWOT 釋義

S 優(yōu)勢、W 劣勢、O 機會、T 威脅（分析自身與外部環(huán)境）

PART 04 成功會議的五種策略

1. 開場技巧（3-5 分鐘）

內(nèi)容：開會目的、時長、議事方式、會場紀律

流程：介紹會議流程、同步資料、規(guī)范議程、指定記錄人、征集議程修改意見

2. 發(fā)言時間分配

主持人發(fā)言占比≤20%，均衡給予所有人發(fā)言機會；主持人發(fā)言過多多因熟悉議題、職位高、行政事務(wù)多

3. 把控議事進度

語言引導(dǎo)、肢體非語言引導(dǎo)兩種方式

4. 德魯克十步?jīng)Q議法

檢視困難達成共識 2. 充分討論 3. 對比各類方案 4. 預(yù)估方案收益 5. 征集反對意見

中立檢視正反觀點 7. 尋求各方認同 8. 適度妥協(xié)調(diào)整 9. 確認最終方案 10. 指定執(zhí)行監(jiān)督人

5. 四類群體決策方式

權(quán)威決策、少數(shù)服從多數(shù)、共識決策、無異議決策

6. 四種團隊研討方法

頭腦風(fēng)暴法、德爾菲法、思路轉(zhuǎn)換法、易地思考法

PART 05 會議中的溝通反饋技巧

一、溝通損耗模型

心里所想 100%→說出 80%→對方聽到 60%→聽懂 40%→實際行動僅 20%

二、有效溝通核心原則

目標(biāo)清晰、時間約束、關(guān)注細節(jié)、主動傾聽、以達成共識為目標(biāo)

三、溝通阻礙因素

知識儲備不足、邏輯混亂、先入為主偏見、忽略他人需求、缺乏耐心、準備不足、情緒差、語言障礙、記憶偏差

四、建立信任方法

尋找共同話題、適度展現(xiàn)專業(yè)、適當(dāng)展露短板、不必全盤坦白

五、兩類反饋

正面指導(dǎo)反饋、建設(shè)性反饋

六、批評三部曲

先肯定成績→指出不足→鼓勵支持收尾

PART 06 主持人的會議管理技巧

一、傾聽定義

暫時放下個人成見、專注理解發(fā)言者，可后天訓(xùn)練提升

二、傾聽實操技巧

點頭微笑、眼神交流、附和回應(yīng)、身體前傾、復(fù)述總結(jié)、適時記錄

三、主持人說話八大技巧

展示、探詢、評論、引進、建立、測試理解、總結(jié)、程序性提議

PART 07 如何對待會議中的意外情況

劃分五類會場特殊人群，附特征與解決辦法

蟬（跑題閑聊者）

特征：脫離主題長篇發(fā)言、模糊無案例、拒絕聽取他人意見

處理：語言 / 動作暗示、提前重申時限、總結(jié)打斷

鯊魚（攻擊性抬杠者）

特征：否定一切、言語攻擊他人

處理：肢體打斷、重申會議規(guī)則、反問引導(dǎo)

驢（敏感防御者）

特征：極易抵觸、無法換位思考

處理：點名發(fā)言、復(fù)述問題、突出其貢獻

兔子（質(zhì)疑流程者）

特征：持續(xù)推翻既定議事規(guī)則

處理：肯定價值、建議現(xiàn)行流程先試行

螃蟹（會場分心者）

特征：私下小群交談、玩手機接電話、走神敲桌打瞌睡

處理：強調(diào)時間壓力、重申紀律、短暫沉默、引導(dǎo)全員參與

PART 08 主持人與參會者的守則與責(zé)任

一、主持人職責(zé)

營造和諧氛圍、嚴格按議程推進、歸納討論、引導(dǎo)澄清模糊觀點、梳理淺層想法、中立平衡各方意見、減少無關(guān)爭辯

二、主持人調(diào)停沖突的錯誤做法

單方贊同、制止宣泄、直接指出雙方錯誤、轉(zhuǎn)移話題、情緒消極、引導(dǎo)眾人攻擊自己

三、參會者守則

會前充分準備、全程投入、以解決問題為目標(biāo)、開放無部門偏見、耐心傾聽、大膽務(wù)實發(fā)言、杜絕人身攻擊、規(guī)范肢體動作、會后復(fù)盤總結(jié)

四、五種沖突處理模型

競爭（強硬）、協(xié)作、妥協(xié)、回避、遷就

PART 09 會議記錄

一、記錄者四大功能

僅次于主持人、把控議程順序、協(xié)助歸納總結(jié)

二、記錄者必備能力

反應(yīng)快、書寫快、知識面廣、記憶力強、組織 / 傾聽 / 總結(jié)能力優(yōu)秀

三、會議記錄 10 條建議

重要會議可錄音、例會無需錄音、專人記錄、筆記清晰完整、全面準確、會后整理、結(jié)構(gòu)化歸檔、與主持人核對修正、分發(fā)全部參會人

四、團隊會議三大誤區(qū)

社會性懈怠、團體思維、團體極化

PART 10 會后跟進

一、參會者會后工作

細讀會議記錄、分析參會人員訴求、規(guī)劃自身任務(wù)、將會議作為新工作起點

二、主持人自我復(fù)盤問卷

圍繞溝通誤解、話題跑偏、會前通知、發(fā)言冷場、任務(wù)傳達等問題自查

三、提升下一次會議質(zhì)量 10 項要點

按需開會、提前發(fā)放議程、準時起止、把控討論方向、會前籌備、記錄明確結(jié)論、聚焦政策行動、鼓勵沉默者發(fā)言、刪除重復(fù)討論、以落地結(jié)果評判會議價值

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